Kwestia konieczności uzyskiwania przez beneficjentów VIII osi priorytetowej PO IiŚ 2014-2020 zgody IP na dokonywanie zmian w projekcie została uregulowana w zawartych umowach o dofinansowanie. Zgodnie z § 4 ust.5 umów: „Zmiana warunków realizacji Projektu, która powodowałaby niezgodność Projektu z wnioskiem o dofinansowanie, wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej”. Z kolei ust. 6 stanowi, że: „Zmiana warunków realizacji Projektu, która powodowałaby niezgodność z Opisem Projektu, wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej oraz aneksowania Umowy”, natomiast ust. 7: „Zmiany w zakresie wskaźników zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie wymagają każdorazowo zgody Instytucji Pośredniczącej oraz aneksowania Umowy. Możliwości wydania zgody na takie zmiany oceniane są każdorazowo z uwzględnieniem zasad weryfikacji wykonania efektów rzeczowych projektu określonych w § 11. W określonych tam przypadkach zgoda skutkować może, zgodnym z zasadą proporcjonalności, pomniejszeniem dofinansowania”.
W związku z powyższym w przypadku wystąpienia w projekcie zmian wymienionych w przywołanych wyżej przepisach beneficjent jest zobowiązany do wystąpienia do IP (Departamentu Funduszy i Spraw Europejskich w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego) z prośbą o ich akceptację. W piśmie do IP należy podać uzasadnienie dla proponowanych zmiany. Uzyskanie akceptacji IP jest warunkiem koniecznym dla zawarcia aneksu do umowy sankcjonującego zmiany zgłoszone przez beneficjenta.